Poznaj 5 sprawdzonych zasad w jaki sposób planować, żeby realizować projekty w wyznaczonym czasie?
W tym wpisie prezentuję podstawowe zasady, które ułatwiają planowanie i zarządzanie projektami. Sprawdź w jaki sposób dobrze się przygotować, unikknąć opóźnień i konflików.
- Zacznij od określenia kamieni milowych
Punktem wyjścia powinno być rozpisanie celów, które są niezbędne do realizacji projektu, a także cele krótkoterminowe na poszczególnych etapach projektu. Jeśli jest to projekt dłuższy niż 6 miesięcy to warto zacząć od tzw. kamieni milowych. Są to kluczowe elementy, które powinny być dostarczone w ramach danego projektu rozpisane na poszczególne mieisące. W przypadku krótszych projektów (do 6 miesięcy) po zdefiniowaniu najważniejszych zadań, można je rozpisać na tygodniowe etapy.
Niezależnie od tego ile potrwa projekt zaplanuj dokładnie, co w którym miesiącu powinno się wydarzyć, żeby projekt został dostarczony na czas. Następnie w cyklach tygodniowych, wyznacz szczegółowe zadania, czyli jakie konkretnie działania muszą być zrealizowane. Przy dłuższych projektach lub tych bardziej złożonych dobrze jest również określić bufor czasowy, który w razie ewentualnych niespodziewanych przeciwności, nie przesunie całego projektu w czasie.
2. Opisz, co dokładnie powinno zostać wykonane w ramach każdego etapu
Pamiętaj, żeby każdą akcję opisać jak najbardziej konkretnie, najlepiej w formie dokonanej, tak aby osoby, któym delegujesz zadanie nie miały wątpliwości jakiego efektu oczekujesz. Jest różnica między hasłem „Menu na wyjazd integracyjny” a ” Ustalenie menu z uwzględnieniem alergii uczestników wyjazdu integracyjnego”. Ten drugi opis zakłada ustalenie alergii wśród pracowników, negocjacje z restauracją czy cateringiem i ostateczne zakontraktowanie menu.
Aby uniknąć zjawiska rozproszonej odpowiedzialności, wskaż kto odpowiada za dane zadanie.
3. Przeanalizuj zasoby, które masz i których potrzebujesz
Wiesz już, co powinno zostać wykonane i w jakim czasie. Kolejny krok to zdefiniowanie kto i co będzie potrzebne do osiągnięcia poszczególnych kroków milowych.
Chodzi zarówno o zasoby finansowe, niezbędne narzędzia, oprogramowanie i oczywiście zasoby ludzkie. Gdy dobierasz zespół, który będzie odpowiedzialny za realizację zadań weź pod uwagę niezbędne kompetencje oraz ich obłożenie innymi projektami. Może w związku z nawarstwianiem się deadlinów będzie koniecznośc outsourcowania jakiegoś obszaru.
Zanim opublikujesz finalny harmonogram porozmawiaj z zaintersowanymi stronami. U źródła możesz dowiedzieć się o opóźnieniach na innych projektcha czy planowanej rotacji w dziale. Dzięki temu unikniesz niespodzianek.
Nie planuj wszystkiego „na styk”, miej z tyłu głowy plan awaryjny. Dzięki temu będziesz w stanie realistycznie planować wykonanie danej pracy.
4. Szukaj ryzyk, ale nie wypatruj ich wszędzie
W temacie określania ryzyka możemy wyróżnić dwa skrajne podejścia – jeden biegun to osoby, które zupełnie nie myślą o potencjalnych trudnościach i nie potrafią ocenić ryzyka. Na przeciwległym biegunie mamy osoby, które zagrożenia i trudności upatrują wszędzie, za bardzo się na nich skupiając i często wydłużają przez to czas projektu już na etapie planowania.
Najlepszy oczywiście jest złoty środek, czyli realistyczne przeanalizowanie punktów krytycznych i określenie akceptowalnego poziomu ryzyka. Wiele zagrożeń można przewidzień na podstawie wcześniejszych doświadczeń. Najlepszym w takiej sytuacji rozwiązaniem jest traktować je jak wyzwania do pokonania i przygotowanie tzw. kół ratunkowych – Jeśli wydarzy się A, to wtedy zrobimy B; jeśli wypadnie nam osoba X, to przejmie to osoba Y.
5. Najważniejsza jest skuteczna komunikacja, nie przegaduj spotkań
Jednym z najczęściej spotykanych zarzutów jeśli chodzi o realizację projektów jest hasło „Spotkanie, które mogło być mailem”.
Czesto Managment chaotycznie wdraża projekt, pomijając powyższe punkty, a później, aby mieć poczucie, że trzyma rękę na pulsie ustawia co tydzień spotkania, z których nic nie wynika.
Efektywna komunikacja to klucz do sukcesu, bo nawet jeśli pojawią się jakieś trudności, dowiesz się o tym na czas, a osoby zaangażowane w projekt wspólnie znajdą rozwiązanie.
Jeśli zadania zostały precyzyjnie zdefiniowane i dobrze oddelegowane, należy jeszcze doprecyzować w jakich sytuacjach komunikacja będzie krytyczna. Zwłaszcza jeśli zadanie jest na styku różnych zespołów, dobrze im podpowiedzieć w jaki sposób i jak często powinni się komunikować. Czy wystarczy, że zakomunikują zakończenie swojego etapu, czy i kogo powinni zawiadamiać o trudnościach.
Oczywiście spotkania całego teamu są przydatne, zwłaszcza na podsumowanie już zrealizowanych kroków milowych i na wejściu w kolejne, ale tu częstotliwośc zdecydowanie trzeba dostosować do projektu.
Pewnie będą też kwestie, które będą dotyczyły tylko wybranych. Wtedy należy dobrze się zasatnowić, kto faktycznie powinien brać udział w spotkaniu, a dla kogo będzie to tylko strata czasu, ponieważ wskazane zagadnienia go nie dotyczą.